Standard-Gesellschaftsverträge vom Steuerberater/Notar

Warum „von der Stange“ später oft teuer wird

Viele GmbH- oder UG-Gründungen starten mit einem Standard-Gesellschaftsvertrag – häufig aus einem Muster, das „schnell geht“, vom Steuerberater vorbereitet oder beim Notar als bewährte Vorlage genutzt wird. Das ist verständlich: In der Gründungsphase zählt Tempo, und man möchte Kosten sparen.

Das Problem: Der Gesellschaftsvertrag ist keine Formalie, sondern die „Verfassung“ Ihres Unternehmens. Was am Anfang „praktisch“ wirkt, kann später oft zu Dauerärger mit Streitpotenzial, unnötigen Notarterminen und vermeidbaren Kosten führen. Dies gilt insbesondere, da sich nachher häufig der eine oder andere Gesellschafter benachteiligt fühlt und eine Änderung nur noch schwer bis unmöglich ist. Solange am Anfang alle das gleiche Ziel vor Augen haben, wäre die gleiche Regelung oft völlig unproblematisch für alle gewesen.

Notar und Steuerberater: Wichtig – aber regelmäßig nicht auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Warum?

• Der Notar beurkundet und sorgt für rechtssichere Formulierungen. Dabei ist er neutral. Eine umfassende, interessengeleitete Gestaltung für eine Seite darf er nicht leisten.
• Der Steuerberater denkt in der Regel ausschließlich steuergeleitet. Gesellschaftsrechtliche Konfliktsituationen (Trennung, Tod, Zerwürfnis, Exit, Blockaden) stehen dabei nicht im Fokus.

Gerade deshalb gilt: Je individueller die Gesellschafterstruktur und die Ziele, desto wichtiger ist eine anwaltliche Gestaltung – bevor es später „knirscht“ oder sogar „knallt“.

Warum Individualität so wichtig ist:

Jede Gesellschaft besteht aus mehreren Gesellschaftern, die unterschiedliche persönliche Interessen verfolgen. Diese Interessen verschieben und verändern sich mit der Zeit. Änderungen am Gesellschaftsvertrag sind formbedürftig (d.h. bei einer GmbH/UG müssen sie regelmäßig notariell beurkundet und im Handelsregister eingetragen werden).

Was bedeutet das für Sie?

Wenn eine Regelung starr in die Satzung geschrieben ist, müssen Sie bei jeder Anpassung oft zum Notar. Ist eine Regelung dagegen flexibel ausgestaltet – beispielsweise über Öffnungsklauseln, Verweise auf Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsordnungen oder separate Vereinbarungen –, können Sie vieles durch Gesellschafterbeschluss lösen: schnell, kostengünstig und ohne Registerverfahren.

Ein guter Rechtsberater geht darauf ein und sichert Ihnen Freiräume, bevor Sie diese benötigen.

Der Gesellschaftsvertrag sollte daher zwei Dinge gleichzeitig leisten:

1. Konflikte verhindern (klare Spielregeln für typische Krisensituationen) und
2. Handlungsfähigkeit gewährleisten, ohne dass bei jeder Kleinigkeit die Satzung geändert werden muss.

Im Folgenden zeige ich typische Schwachstellen auf, die ich in der Beratungspraxis regelmäßig in Standardverträgen sehe, und erkläre, warum sie später zu Änderungen zwingen:

1) Gewinnverwendung

In vielen Musterverträgen ist noch immer fest vorgeschrieben, dass der Gewinn nach „Anteilen“ zu verteilen ist.

In der Praxis wünschen die Gesellschafter jedoch häufig:

• abweichende Ausschüttungen
• variable Ausschüttungspolitik je nach Liquidität und
• steuerliche Optimierung (z. B. Geschäftsführer-Vergütung, Tantiemen, Rücklagen).

Eine Öffnungsklausel, die abweichende Gewinnverteilungen oder flexible Ergebnisverwendungsbeschlüsse ermöglicht, fehlt. Die Satzung muss angepasst werden, was wieder mit Kosten für Notar, Register usw. verbunden ist.

Besser ist es daher, die Gewinnregeln so zu gestalten, dass die konkrete Verteilung jährlich per Beschluss flexibel entschieden werden kann (mit klaren Mehrheiten, Schutzmechanismen und Dokumentationsregeln).

2) Geschäftsführung und Vertretung: Unklare Machtverhältnisse

Standardverträge sind in diesem Bereich oft grob gestrickt: „Jeder Geschäftsführer vertritt allein“ oder „Gesamtvertretung“ – ohne Rücksicht auf die konkrete Struktur des Unternehmens. Befreiungen von den Einschränkungen des § 181 BGB werden ohne Verständnis erteilt. Es fehlen Regelungen im Innenverhältnis, die Fallgruppen bestimmen, in denen eine Einzelvertretung nicht gewünscht ist.

Das führt zu Problemen wie:

• Ein Gesellschafter/Geschäftsführer kann allein Verträge schließen, obwohl die anderen das nie wollten.
• Es fehlt ein Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte (z. B. Kredite, Investitionen, Leasing, Einstellungen, IP-Übertragungen).
• Bei mehreren Gesellschaftern entstehen Blockaden, weil Mehrheiten oder Vetorechte nicht sauber geregelt sind.

Besser ist daher gleich zu Beginn Vertretungsregeln und Zustimmungsvorbehalte so auszubalancieren, dass die Handlungsfähigkeit gewahrt bleibt, aber auch ein Schutz vor Alleingängen gewährleistet ist – und idealerweise so, dass Anpassungen über Beschluss oder Geschäftsordnung möglich bleiben.

3) Vertretung im Krankheitsfall: Musterverträge sind oft zu eng gefasst

Ein in der Praxis häufig unterschätzter Punkt ist, dass viele Muster-Gesellschaftsverträge die Vertretung sehr „geschlossen“ regeln. Oft sind nur die Gesellschafter selbst zur Vertretung berechtigt – oder allenfalls Stellvertreter innerhalb eines eng definierten Kreises, zum Beispiel Personen, die einer berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Das mag auf dem Papier „sauber“ wirken, führt im Alltag jedoch schnell zu Problemen: Was passiert beispielsweise, wenn der einzige handlungsfähige Gesellschafter plötzlich krank wird oder ausfällt? Oft soll dann kurzfristig eine weitere Person (z. B. ein leitender Mitarbeiter, ein Familienangehöriger oder ein kaufmännischer Leiter) vertretungsberechtigt werden, um Zahlungen freizugeben, Verträge zu unterzeichnen oder den Betrieb am Laufen zu halten.

Genau hier hakt es bei vielen Standardverträgen. Eine zusätzliche Vertretungsberechtigung ist dann schlicht nicht möglich, weil der Gesellschaftsvertrag dafür keine Öffnung vorsieht. Die Folge ist teuer und zeitraubend: Es bleibt häufig nur der Weg einer Satzungsänderung mit Notartermin und ggf. Registerthematik.

Besser ist eine Öffnungsklausel, nach der die Gesellschafter per Gesellschafterbeschluss (mit klar definierten Mehrheiten und Grenzen) weitere Personen zur Vertretung – etwa für den Krankheitsfall oder als Notfallregelung – bestellen können. So bleibt die Gesellschaft handlungsfähig, ohne dass wegen praxisnaher Organisationsfragen jedes Mal der Gesellschaftsvertrag angepasst werden muss. Idealerweise sind Vollmachten für den Krankheitsfall exakt abgestimmt und führen im Notfall zum Auslösen einer klar definierten Prozesskette.

4) Gesellschafterwechsel, Vinkulierung, Abfindung: der Zündstoff schlechthin

Wenn ein Gesellschafter ausscheiden will (oder muss), entscheidet die Satzung über die folgenden Punkte:

• Wer darf Anteile kaufen?
• Wie wird bewertet?
• Wann wird gezahlt?
• Was passiert bei Tod, Scheidung oder Insolvenz?

Musterverträge sind hier oft unvollständig regelmäßig aber jedenfalls:

• zu kurz,
• zu unbestimmt,
• oder führen zu unfairen Ergebnissen (entweder ruinös teuer für die Gesellschaft oder existenzbedrohend für den Ausscheidenden).

Die Folge ist Streit und eine Satzungsänderung ist in diesem Moment regelmäßig nicht mehr möglich. Sei es, weil ein Erbe sich querstellt, oder weil einige oder mehrere Gesellschafter unterschiedliche Interessen verfolgen und ihre Interessen, über die der Gesellschaft stellen.

Besser ist es deshalb, bereits vorher Exit- und Abfindungsregeln vorausschauend zu gestalten (Bewertungsmethode, Stichtage, Ratenzahlung, Abschläge bei Pflichtverstößen etc.).

5) Beschlussmehrheiten: Entweder zu weich – oder zu hart

Viele Muster arbeiten mit „Mehrheitsregelungen“, die nichts mit der Realität zu tun haben und nur auf einen Teil der Gesellschaftsverträge sinnvoll anwendbar sind. Dabei lassen sie zentrale Fragen offen.

• Welche Themen brauchen qualifizierte Mehrheiten?
• Gibt es Vetorechte (z. B. für Gründer/Investoren)?
• Was passiert bei Patt-Situationen (50/50)?

Ohne klare Mechanismen drohen:

• Dauerblockaden,
• faktische Erpressbarkeit,
• oder umgekehrt: Überstimmung in existenziellen Fragen.

Besser ist eine vorher durchdachte Mehrheiten-Architektur, die zum Geschäftsmodell passt, plus klare Deadlock-Regeln (Mediation, Schieds-/Schlichtung, Stichentscheid etc., je nach Konstellation).

Checkliste: Wann ein Standardvertrag besonders gefährlich ist

Ein Mustervertrag ist besonders riskant, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• mehr als zwei Gesellschafter oder ungleiche Beteiligungen
• Investor/Family & Friends an Bord
• unterschiedliche Rollen (operativ vs. finanziell)
• 50/50-Konstellation (Deadlock-Risiko)
• IP/Software/Marken im Spiel
• starkes Wachstum und ggf. späterer Exit geplant
• sensible Daten/Geheimnisse, externe Manager/Dienstleister

Fazit: Der beste Zeitpunkt für Individualisierungen ist vor der Unterschrift.

Ein Standardvertrag kann eine Gründung ermöglichen, aber er verhindert selten Streit. Gerade beim Gesellschaftsvertrag gilt: Einmal sauber gestalten ist günstiger, als ihn später „reparieren” zu müssen.

„Reparieren” bedeutet oft: Notartermin, Registerverfahren, Kosten – und im Konfliktfall ist dies regelmäßig nicht mehr möglich.

Wer die Satzung am Anfang bereits maßgeschneidert auf Gesellschafter, Rollen, Ziele und Konfliktfälle anpasst, spart später nicht nur Geld, sondern vor allem Nerven und Zeit.